Gemeente Nijmegen

José Vanetie, bureau hoofd WMO

De afdeling Zorg & Inkomen van de gemeente Nijmegen levert diensten en concrete producten aan individuele burgers van Nijmegen. Het afgelopen jaar is de manier waarop de afdeling Zorg & Inkomen haar diensten en producten verleent steeds meer onder de aandacht gekomen. De politiek eist al geruime tijd een betere dienstverlening. Kernbegrippen hierbij zijn: snel, in één keer goed, transparant en duidelijk. Een van de voorbeelden hiervan is de kanteling bij de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, (WMO). Van claimgericht naar probleemgericht werken. De gemeente krijgt de komende jaren, als gevolg van de huidige economische omstandigheden, te maken met een vermindering aan inkomsten. Daarnaast wil de gemeente ook graag de dienstverlening naar de burger verbeteren. Dit alles bij elkaar vraagt om vereenvoudiging van de bedrijfsvoering.

In maart 2009 heeft de gemeente Nijmegen opdracht verleend voor het analyseren van het primaire werkproces dat wordt uitgevoerd in het kader van de Wet Maatschappelijk Ondersteuning, (WMO). Doel van de gemeente Nijmegen is een toekomstvast werkproces Aanvraag WMO te creëren. Deze analyse heeft geresulteerd in een nieuw procesontwerp.

Het invoeren van een nieuw procesontwerp houdt in dat een geheel nieuwe werkwijze vertaald moest worden naar een bruikbaar werkproces voor het bureau WMO. Binnen de afdeling Bedrijfsondersteuning was onvoldoende capaciteit aanwezig om deze klus op te pakken. De medewerker die zich bezig hield met de WMO processen viel, door een ongeval, langdurig uit. De gemeente had dus op korte termijn expertise nodig om die rol over te nemen. Iemand die bekend is met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving, aantoonbare ervaring heeft met het beschrijven van werkprocessen, een pragmatische aanpak heeft en kan omgaan met veranderingen.

De externe projectadviseur is uiteindelijk gevonden in de persoon van Ronald Verhaaf. Behalve dat hij voldoet aan de hierboven gestelde eisen, merkt José Vanetie op, heeft hij het voordeel dat hij de organisatie niet kent, hij geen bagage bij zich draagt met beperkingen en dus objectief tegen de problematiek aankijkt. Wat verder opvalt, is dat hij zich niet laat verleiden om mee te gaan met de vaart der volkeren, om kan gaan met weerstand en gevoel heeft voor de omgeving.

De opdracht aan Ronald Verhaaf was het realiseren van een efficiënt en effectief ingericht werkproces met duidelijk omschreven processen. Raadpleegbaar, toegankelijk en laagdrempelig.

José Vanetie is bijzonder goed te spreken over de aanpak van Ronald Verhaaf. De methodiek die hij hanteert is goed. Hij weet snel en efficiënt de juiste personen te vinden die van belang zijn voor het werkproces en voert met hen gesprekken om de procesinformatie boven tafel te krijgen. Het resultaat wordt tijdens de gesprekken direct in een document verwerkt. Deze informatie wordt op een efficiënte manier samengevoegd en vervolgens op een duidelijk wijze, in de vorm van informatieoverzichten en processchema’s aan de medewerkers en management gepresenteerd.

Ronald Verhaaf laat de medewerkers participeren en weet door zijn betrokkenheid en manier van vragen stellen de medewerkers te motiveren zelf met oplossingen te komen. Daarmee creëert hij snel draagvlak voor de gekozen oplossing en de procesinrichting.

Resultaat: Ronald Verhaaf is in november 2009 gestart. Behalve dat de werkprocessen zijn beschreven is ook het GWS-systeem aangepast, zijn de medewerkers WMO opgeleid en zijn de werkprocessen op 19 april 2010 in productie genomen.

José Vanetie: “Ik kan Ronald Verhaaf met een gerust hart aanbevelen. Hij is een prettige persoon om mee samen te werken. Opvallend is zijn coachende manier van werken. Hij heeft oprecht aandacht voor de mensen. Dat wordt gewaardeerd”.

Jan van Drunen, projectleider WMO

In oktober 2009 zijn we in bij de gemeente Nijmegen gestart met een traject waarbij we bij bureau WMO een andere werkwijze wilden implementeren. Dit betekende  voor de medewerkers een grote wijziging in hun werkzaamheden. Om dit te ondersteunen en te begeleiden is een goede procesbeschrijving noodzakelijk en iemand die met het beschrijven van de processen en presenteren en implementeren van deze processen de medewerkers mee kan nemen. Aangezien de reguliere medewerker die dit zou doen ongelukkig een gecompliceerde beenbreuk opliep zijn we gaan inhuren. Uit de sollicitatieprocedure kwam Ronald Verhaaf uit de bus als de meest geschikte kandidaat. 

Doel was een duidelijke AO beschrijving die samen met medewerkers tot stand was gekomen . Een AO waarin de medewerkers duidelijk hun nieuwe rol kregen gepresenteerd.  Inclusief begeleiding en instructie over deze nieuwe rol. Bij de WMO zijn we van een complex organisatiemodel gegaan naar een simpel model. Doe wat snel kan en simpel kan. Creëer hierdoor tijd voor wat tijd kost: maatwerk. 

Ronald Verhaaf gaat hierin het gesprek aan met de medewerkers. Op zijn rustige wijze komt hij tot een eerste presentatie. Deze presentatie wordt met de betrokken medewerkers doorgenomen. Hierbij wordt het procesmodel bijgeschaafd tot het zijn uiteindelijke vorm heeft gekregen. Dan wordt het procesmodel voorgelegd aan de proceseigenaar. Die beslist tenslotte of het goed is. 

Dit heeft het beoogde resultaat opgeleverd. Voor de medewerkers is er en duidelijk verhaal uitgekomen.  

Ronald Verhaaf is een waardevolle kracht voor het implementeren en meenemen van nieuwe werkwijzen en werkprocessen. De enige kanttekening die ik kan plaatsen is: Ronald Verhaaf is geen techneut. Dit betekent dat voor technische systeem implementaties er een techneut aan Ronald Verhaaf moet worden toegevoegd.